Kami menjelaskan apa itu memorandum, bagian-bagiannya, fungsinya dalam organisasi dan karakteristiknya. Juga, banyak contoh.
Memorandum biasa terjadi di dunia korporat, diplomatik, dan resmi.Apa itu memo?
Memorandum atau memorandum adalah jenis komunikasi tertulis, umumnya singkat dan bersifat resmi, melalui mana suatu kejadian dalam suatu organisasi dia berkomunikasi dengan orang lain untuk membuat permintaan, pengingat, instruksi, dll., dan biasanya atas nama contoh hierarkis yang lebih tinggi dari bawahannya yang berbeda.
Nama "memorandum" merupakan adaptasi dari bahasa Latin (kultus) yang berasal dari kata kerja kenangan, "Untuk mengingat", dan digunakan dalam bahasa Spanyol sejak 1824. Arti harfiahnya adalah "yang pantas untuk diingat" atau hanya "pengingat". Jenis komunikasi ini umum di dunia korporat, diplomatik, dan resmi, selalu lebih formal daripada catatan atau surat sederhana.
Ciri-ciri memo
Secara umum, sebuah memorandum ditandai dengan hal-hal berikut:
- Ini adalah komunikasi tertulis dan pewarna formal, alasan mengapa biasanya dicetak di atas kertas dengan tanda khas, atau paling banyak memiliki tajuk resmi.
- Biasanya singkat, to the point (tanpa jalan memutar), dan mengkomunikasikan persyaratan, memberitahukan keputusan atau menginstruksikan pesanan kepada penerima.
- Biasanya dikeluarkan oleh badan resmi dan ditujukan kepada bawahan atau agen yang ditugaskan, atau kepada orang-orang yang mungkin tertarik dengan informasi yang dikandungnya.
- Mereka biasanya bersambung atau diberi nomor, dan setelah diterbitkan salinannya biasanya diarsipkan sebagai bagian dari sejarah birokrasi organisasi.
- Mereka biasanya tidak menerima tanggapan apa pun, juga tidak mengharapkannya. Mereka adalah komunikasi satu arah.
Bagian dari memo
Bagian-bagian yang membentuk sebuah memorandum pada umumnya adalah sebagai berikut:
- Kop surat organisasi, atau kop resmi dan formal, merinci siapa yang dialamatkan dan atas nama siapa.
- Penomoran internal, bersama dengan tanggal dan data variabel lainnya yang mengacu pada waktu penerbitan informasi (waktu, tempat, dll.).
- Nama dokumen, yaitu judul yang menjelaskan tentang apa komunikasi itu.
- Itu teks dari yang dikomunikasikan, bersama dengan perpisahan dan tanda tangan pejabat atau pejabat berwenang di balik memorandum itu.
Contoh memo
Beberapa contoh memorandum (hipotetis) adalah:
- Memorandum #1: komunikasi dari perusahaan ke departemen produksinya.
Los Angeles, 7 Oktober 2019
[Logo perusahaan]
Memo #00475
Untuk: Sektor produksi
Dari: Manajemen operasional
Pengingat
Manajemen dengan hangat menyapa para pekerjanya di sektor produksi, pada kesempatan untuk mengingatkan mereka tentang instruksi keselamatan industri yang dirinci dalam memorandum nomor # 00438 sebelumnya, yang tujuannya adalah untuk memastikan penanganan yang benar dari bahan kerja dan perlindungan esensial minimum bagi staf. kesehatan. Harus diingat bahwa jika langkah-langkah ini tidak diikuti, manajemen mungkin diminta untuk mengambil tindakan disipliner untuk memperkuatnya.
Tanpa referensi khusus lainnya
Lic.William Shotgun
Manajer Operasional
- Memorandum # 2: melatih unit tentara dari pangkalan militernya.
Basis 0001 - 4653.6048
[logo tentara]
[Perisai negara]
Nota
Penerima: Batalyon Lapis Baja 57 (Firefox)
Pengirim: Komando Umum
Tn. Batalyon Lapis Baja 57
Atas instruksi dari Komando Umum, batalyon tersebut diminta untuk pindah ke lokasi berkode srh4875-fuagrp39-1937gfo untuk partisipasinya dalam latihan tempur formal.
Atte.
Perintah umum
Jenderal Guillermo Foresco