• Apa yang dimaksud dengan sistem dalam administrasi?
• Jenis sistem manajemen
• Teori umum sistem manajemen

Kami menjelaskan apa itu sistem dalam administrasi, apa fungsinya, bagaimana susunannya, dan jenis-jenisnya.

Sistem dalam administrasi memfasilitasi operasi organisasi.

Apa yang dimaksud dengan sistem dalam administrasi?

Sebuah sistem di pengelolaan terdiri dari satu set proses yang harus dilakukan oleh anggota suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam sistem ini, mereka harus menyertakan setiap unit administrasi dan menentukan apa peran setiap karyawan dan tugas apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tingkat penjualan dan produksi tertentu yang diterjemahkan menjadi manfaat yang lebih besar bagi perusahaan. bisnis.

Hal ini memudahkan pengoperasian organisasi, memungkinkan untuk mengontrol kinerja setiap karyawan dan melaksanakan audit.

Dalam beberapa tahun terakhir, organisasi telah memilih spesialisasi: pekerja, tugas dari bisa menurut tingkat yang diduduki dalam hierarki dan pembagian kerja. Semua ini memudahkan dan mempercepat pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Ketika membuat keputusan, staf bergantung pada informasi yang tercermin dalam sistem manajemen.

Sistem menangani tiga hal:

• Mendukung tugas operasional.
• Kompilasi dan simpan data.
• Menghasilkan informasi.

Sistem terdiri dari elemen-elemen berikut:

• Elemen yang menyediakan bahan bagi sistem untuk beroperasi.
• Tujuan dibentuknya sistem tersebut.
• Fenomena yang menghasilkan perubahan: mengubah input menjadi output.
• Masukan. Ini membandingkan output terhadap seperangkat kriteria yang ditetapkan sebelumnya dan bergantung pada kriteria ini untuk mengontrol hasil.
• Konteks di mana sistem berada. Itu lingkungan berinteraksi dengan sistem secara konstan.

Jenis sistem manajemen

Di dalam perusahaan, jenis sistem manajemen berikut dapat ditemukan:

• Pengendalian proses bisnis. Sistem yang mengontrol proses bisnis dan menangani proses fisik dan industri.
• Pemrosesan transaksi. Sistem terkomputerisasi yang digunakan pada tingkat dasar hierarki organisasi (pada tingkat operasional). Transaksi harian yang memungkinkan operasi organisasi dicatat di dalamnya.
• Dukungan dalam pengambilan keputusan. Sistem berbasis komputer yang akan digunakan oleh satu atau lebih manajer tertentu. Timur sistem Informasi komputerisasi berfungsi sebagai pendukung pengambilan keputusan seputar masalah yang harus dipecahkan.
• Informasi dari pengelolaan. Sistem ini mengumpulkan informasi dari berbagai sumber dan kemudian memprosesnya menjadi statistik, laporan, atau format berguna lainnya. Informasi ini digunakan oleh supervisor dan manajer sebagai bahan baku untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan perusahaan.
• Kolaborasi bisnis. Sistem ini termasuk yang paling banyak digunakan dan membantu direktur organisasi untuk mengontrol arus informasi di dalam ruangan. Ini termasuk sistem multimedia, transfer file atau surel.
• Informasi eksekutif. Mereka adalah sistem yang memberikan informasi eksternal dan internal kepada manajer senior untuk membuat keputusan. Mereka mudah dan cepat untuk mengakses dan menyajikan informasi dalam bentuk grafik. Mereka memberikan informasi umum bahwa grafik dengan cara sederhana operasi secara keseluruhan.

Tergantung pada sifatnya, sistem dapat:

• Membuka. Ada pertukaran elemen dan informasi dengan lingkungan, dan pengaruh eksternal mengubah hasil, perilaku, dan aktivitas. Misalnya, sebuah perusahaan.
• Tertutup Tidak ada informasi atau elemen yang dipertukarkan dengan lingkungan: mereka adalah sistem tertutup terhadap segala jenis pengaruh. Misalnya mesin.

Jenis sistem lainnya adalah sebagai berikut:

• Abstrak Mereka terdiri dari konsep umum, angka, doktrin filosofis, hipotesa, ide, rencana, atau bahasa. Apakah dia "perangkat lunak”.
• Konkret Mereka terdiri dari elemen nyata seperti peralatan atau mesin. Apakah dia "perangkat keras”.
• operasional. Mereka didedikasikan untuk memproses informasi (yang biasanya berulang) dan menyiapkan laporan.
• Informatif. Mereka bertanggung jawab untuk menyimpan dan memproses data dan digunakan untuk membuat keputusan sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi.
• Direktur. Ini bekerja pada data yang sebelumnya tidak dipilih atau diubah.

Teori umum sistem manajemen

Teori sistem umum berasal dari tulisan Ludwing von Bertalanffy (ahli biologi Jerman), yang diterbitkan pada 1950-an dan 1960-an.Teori ini tidak dimaksudkan untuk memecahkan hambatan atau memberikan solusi praktis. Namun, mengetahui itu membantu analisis konteks ketika membuat keputusan dalam suatu organisasi.

Arus ini menganggap bahwa sifat masing-masing sistem tidak dapat dipelajari sebagai elemen yang terpisah, tetapi harus didekati secara bersama-sama.

Beberapa karakteristik teori sistem adalah sebagai berikut:

• Pandangan sistematis. Setiap organisasi dianggap sebagai sistem yang memiliki lima bagian: input, output, proses, lingkungan dan umpan balik.
• Multidimensi. Setiap perusahaan didekati dari sudut pandang makroskopis dan mikroskopis. Yang pertama membahasnya dalam kaitannya dengan negara mereka atau masyarakat dan yang kedua mempertimbangkan unit internalnya.
• Dinamisme. Interaksi yang terjadi di dalam perusahaan dianggap sebagai proses yang dinamis.
• Kemampuan beradaptasi. Pertimbangkan bahwa organisasi adalah sistem adaptif. Jika mereka tidak memanfaatkan kualitas itu, mereka tidak akan selamat dari modifikasi konteks.
• Deskriptif Ini bertujuan untuk mengkarakterisasi kualitas organisasi dan administrasinya. Plasma itu sasaran kamu metode dan menggambarkan fenomena organisasi.
• Multikausalitas. Ini menganggap bahwa suatu peristiwa mungkin merupakan konsekuensi dari berbagai faktor yang saling bergantung dan terkait.
• Probabilistik. Dia mengakui bahwa variabel mereka dapat dianalisis secara prediktif, bukan berdasarkan kepastian.