Kami menjelaskan apa itu action plan dalam dunia bisnis, fungsi dan karakteristiknya. Juga, bagaimana membuat rencana aksi.
Apa itu rencana aksi?
Dalam dunia bisnis, rencana aksi atau rencana strategis dikenal sebagai alat administrasi atau manajemen, yang melaluinya a organisasi (atau, terkadang, seorang individu) memetakan jalan terbaik menuju pencapaiannya tujuan. Ini adalah rencana yang lengkap dan terperinci, pada tingkat yang berbeda, di mana tujuan khusus ditentukan, sumber daya yang diperlukan untuk pemenuhannya dan akhirnya kegiatan yang diperlukan untuk mewujudkannya.
Cara terbaik untuk memahami rencana aksi adalah sebagai peta jalan, yaitu, a diagram bagaimana mencapai sasaran Proposal: sama seperti ada beberapa jalur untuk mencapai tujuan, juga dimungkinkan untuk memilih jalur yang berbeda untuk memenuhi tujuan organisasi.
Pentingnya jenis alat ini adalah bahwa mereka mengatur upaya dan memungkinkan perencanaan yang memadai, yang mengurangi margin kesalahan dan potensi pemborosan energi dan sumber daya.Selain itu, rencana ini sesuai dengan premis segmentasi masalah yang lebih besar menjadi tujuan kecil dan dapat dicapai, bergerak secara tidak sengaja menuju tujuan global, dan menghindari kelumpuhan.
Karakteristik rencana aksi
Tidak ada cara tunggal untuk membuat rencana aksi, karena biasanya disesuaikan dengan situasi dan kebutuhan masing-masing organisasi. Namun, dalam istilah yang sangat umum, setiap rencana tindakan dicirikan oleh:
- Berdasarkan tujuan yang ditetapkan, ini mengusulkan kemungkinan jalan (atau beberapa) menuju kesuksesan (jangka panjang), memecahnya menjadi unit-unit yang lebih kecil dan dapat dicapai dalam jangka pendek dan menengah.
- Itu harus memiliki tingkat detail yang tinggi dalam hal deskripsi tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan: sumber daya yang diperlukan, perkiraan waktu, tugas prioritas, dll.
- Ini spesifik, sejauh menanggapi situasi tertentu; Jika gambaran nyata berubah sampai batas tertentu, rencana aksi perlu diubah juga. Jika tidak, Anda akan berada di bidang improvisasi dan kejadian tak terduga.
- Biasanya disertai dengan representasi grafis atau visual, seperti: diagram alur, skema, bagan organisasi, dll.
Bagaimana cara membuat rencana aksi?
Meskipun tidak ada cara tunggal untuk mengembangkan sebuah rencana aksi, adalah mungkin untuk membaginya menjadi enam langkah utama yang harus diselesaikan agar rencana aksi tersebut berhasil. Dan ini adalah:
- Definisikan dengan benar tujuan. Pepatah mengatakan bahwa angin tidak pernah bertiup berpihak pada mereka yang tidak tahu nasib mereka. Artinya jika kita tidak mengetahui apa yang ingin kita capai, maka mustahil untuk benar-benar mencapai kesuksesan. Sehingga titik awal dari setiap rencana aksi akan selalu menetapkan tujuan yang dapat dicapai, konkret dan spesifik dalam jangka panjang, menengah dan pendek.
- Angkat dan pilih strategi. Ada banyak kemungkinan jalan menuju tujuan yang sama, dan untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan kita, ritme dan sumber daya kita, pertama-tama kita harus mempertimbangkan semua kemungkinan jalan. Setelah penghitungan selesai, secara bertahap kita dapat membuang yang tidak berguna atau tidak layak, sampai kita menemukan strategi yang paling tepat.
- Tentukan tugas dan beri peringkat. Strategi tidak lebih dari rute yang mungkin, yaitu, jalur yang digariskan secara abstrak, dan ketika dipraktikkan akan menghasilkan serangkaian tugas tertentu. Tugas-tugas ini berkisar dari mendapatkan sumber daya yang hilang, mengatur dan menggunakannya, hingga revisi atau kontrol yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Penting untuk menentukan tugas-tugas apa saja yang diperlukan untuk mematuhi strategi dan kemudian mengurutkannya sebagai tugas yang mendesak, penting, dan umum.
- Buatlah diagram Gantt. Juga dikenal sebagai “Gantt chart”, alat ini akan membantu Anda menentukan waktu mulai dan selesai setiap tugas, serta periode waktu yang diperlukan untuk peninjauannya. Lagi pula, tidak ada tugas yang bisa ditunda tanpa batas waktu.
- Menunjuk pemimpin dan bertanggung jawab. Setiap organisasi menyiratkan hirarki, yaitu rantai manajer yang harus mengoordinasikan dan mendorong setiap tugas. Bukan soal pengangkatan bos, melainkan pendelegasian wewenang agar tidak ada “bottleneck” yang memperlambat pengambilan keputusan.
- Jalankan rencananya. Bab terakhir dari rencana apa pun, tentu saja, adalah mulai bekerja. Ini berarti tidak hanya mematuhi apa yang ditetapkan dalam rencana, tetapi juga meninjau melalui dinamika kontrol dan pengawasan bahwa rencana yang dirancang sudah benar, dan jika tidak, dapat memperbaikinya tepat waktu.